Relances de paiement, mises à jour clients, assemblage de rapports, gestion documentaire des nouveaux mandats. Dans les cabinets comptables, juridiques et d'architecture en Suisse, ce travail est effectué manuellement par des professionnels qualifiés. La Clarity Scan cartographie exactement le temps que ces workflows consomment, et ce qu'ils coûtent à votre taux horaire.
Les chiffres varient selon la taille du cabinet et le logiciel utilisé. Le schéma ne change pas. Ce sont les trois endroits où le temps professionnel disparaît chaque semaine, avant qu'une seule tâche facturable ne soit accomplie.
Les factures sont émises. Certaines restent impayées à 30 jours. Un associé ou un collaborateur senior consulte le grand livre des débiteurs, identifie les comptes en retard, rédige des emails de relance individuels et enregistre l'échange dans le dossier. 35 à 50 minutes chaque semaine pour un cabinet avec 20 dossiers actifs, sans compter le temps téléphonique pour les montants importants. À CHF 180/h, cela représente CHF 4'680 par an de capacité facturable consacrée à recouvrer ce qui est déjà dû.
Les clients veulent savoir où en est leur dossier. Sans système de mise à jour automatique, quelqu'un extrait les informations pertinentes du logiciel de gestion, rédige un email de statut, vérifie le ton et l'envoie. 15 à 25 minutes par client actif, chaque semaine. Un cabinet de 15 clients répète cette opération 15 fois, puis à nouveau le vendredi suivant. Aucune de ces heures n'apparaît sur une feuille de temps. La plupart pourraient.
Un nouveau mandat arrive. Avant tout travail professionnel: vérification des conflits, lettre de mission, collecte de la documentation KYC/LBA, convention d'honoraires, ouverture du dossier dans le logiciel de facturation, création du dossier dans le gestionnaire documentaire, invitation au portail client. 2,5 à 4 heures par nouveau client, réparties entre deux ou trois personnes. Un cabinet accueillant 3 nouveaux clients par mois consacre jusqu'à 12 heures de mise en place avant la première entrée facturable.
"Nous savions que certaines heures disparaissaient dans l'administration. Nous ne savions pas combien, ni qu'elles totalisaient plus que la capacité de facturation annuelle complète d'un consultant junior."
Associé gérant · Conseil en gestion · Genève
Deux workflows ont été traités lors du premier Sprint: séquences automatisées de relance des factures et automatisation des mises à jour clients. L'intégration des nouveaux clients a été reportée à une seconde phase. Le rapport diagnostique a identifié les trois, avec des estimations d'économies et une séquence d'implémentation recommandée.
Lire l'étude de cas complète →Si votre cabinet utilise un outil non listé ici, la Clarity Scan évaluera si l'intégration est possible et ce qu'elle nécessiterait.
Nous interviewons votre équipe et cartographions vos workflows de facturation, reporting et intégration clients. Nous chronométrons chaque étape et calculons le coût annuel à votre taux horaire. Le résultat est un rapport écrit: trois à cinq problèmes prioritaires, chacun avec une estimation des heures récupérables et une approche d'implémentation recommandée. Le rapport vous appartient, quelle que soit votre décision.
Nous construisons ce que le diagnostic recommande. Séquences automatisées de relance des factures se déclenchant à 15, 30 et 45 jours. Mises à jour clients alimentées depuis votre logiciel de gestion, envoyées sans assemblage manuel. Workflows d'intégration traitant les documents, la vérification des conflits et l'ouverture de la facturation en une seule action. Un système fonctionnel par Sprint. Testé, documenté, remis en main propre.
Mises à jour logicielles. Évolutions réglementaires. Nouveaux collaborateurs. Le plan de Continuité maintient ce que nous avons construit fiable, adapté et documenté, afin qu'un nouveau responsable administratif puisse opérer les workflows sans avoir besoin de comprendre comment ils ont été construits.
La Clarity Scan vous indique exactement quels workflows consomment du temps professionnel, combien chacun coûte à votre taux horaire, et lesquels peuvent être traités en un seul Sprint.
Le rapport est écrit, à prix fixe et livré en cinq jours ouvrés. Il vous appartient quelle que soit votre décision. Il n'y a aucune obligation de procéder à l'implémentation.
Des NDAs sont disponibles sur demande et signés avant tout accès. Pendant la Clarity Scan, nous cartographions les schémas des workflows: délais, étapes, transferts. Pas le contenu des dossiers individuels. Toute donnée consultée pour l'analyse est anonymisée. Tout le travail est régi par la LPD/nLPD et, le cas échéant, le RGPD. Nous avons travaillé avec des études d'avocats, des fiduciaires et des notaires où les obligations de confidentialité sont non négociables. Notre processus est conçu pour les respecter dès le départ.
Non. Nous travaillons avec ce que vous utilisez déjà. La Clarity Scan cartographie vos outils actuels avant toute recommandation. La plupart des implémentations connectent des systèmes existants en ajoutant des couches d'automatisation à ABACUS, Crésus, Vertec ou Sage plutôt qu'en les remplaçant. Si un changement d'outil améliorerait réellement le workflow, nous le disons explicitement et expliquons pourquoi. Si votre stack actuelle est la bonne base, nous construisons dessus.
Deux à trois heures au total, réparties sur cinq jours ouvrés. Un premier appel (45 minutes), un ou deux courts entretiens sur les workflows avec les personnes concernées (30 minutes chacun) et un accès en lecture à vos données de facturation et de gestion des dossiers pour la période d'analyse. Aucune interruption de l'activité professionnelle. Pas besoin que votre équipe prépare des documents ou des présentations. Nous posons les questions et conduisons l'analyse de manière indépendante.
Le rapport de la Clarity Scan est conçu précisément pour cela. Il présente les résultats des workflows, les estimations de coûts en CHF à votre taux horaire, la séquence d'implémentation recommandée et les délais de récupération estimés, dans un format qui rend le business case visible à un second décideur absent de la conversation initiale. De nombreux mandats commencent par un associé qui demande le diagnostic spécifiquement pour utiliser le rapport et obtenir l'adhésion interne.
Oui. Les trois workflows décrits ci-dessus, relances, mises à jour clients et intégration des nouveaux mandats, apparaissent dans les études d'avocats de tous les cantons suisses, les cabinets comptables opérant sous le CO/LPD et les studios d'architecture avec des structures tarifaires SIA. Les intégrations d'outils spécifiques varient. Les schémas de workflows ne changent pas. La Clarity Scan évalue votre situation spécifique. Les résultats du rapport seront spécifiques à votre cabinet, non tirés d'un modèle générique.
Les petits cabinets ont souvent plus à gagner. Un cabinet comptable de 4 personnes perdant 4 heures par personne et par semaine en tâches non facturables perd 832 heures de capacité par an. À CHF 140/h, cela représente CHF 116'480 de travail qui aurait pu être facturé. La Clarity Scan coûte CHF 490. Le rapport vous indique quelles heures sont récupérables et ce qu'il faudrait pour les récupérer. La garantie s'applique quelle que soit la taille du cabinet: 3 heures récupérables par semaine identifiées, sinon remboursement intégral.
Kai peut répondre aux questions sur le fonctionnement du diagnostic, ce qu'il couvre et à quoi ressemblent les résultats pour des cabinets comme le vôtre.