Solleciti di pagamento, aggiornamenti ai clienti, assemblaggio di report, gestione documentale dei nuovi mandati. In studi commercialisti, legali e di architettura in tutta la Svizzera, questi workflow vengono eseguiti manualmente da professionisti qualificati. La Clarity Scan mappa esattamente quanto tempo consumano, e cosa costa alla vostra tariffa oraria.
I numeri specifici variano in base alla dimensione dello studio e al software utilizzato. Il pattern non cambia. Questi sono i tre punti in cui il tempo professionale scompare ogni settimana, prima che venga completata una singola attività fatturabile.
Le fatture vengono emesse. Alcune restano non pagate dopo 30 giorni. Un socio o un collaboratore senior controlla il partitario, identifica i conti in ritardo, redige email di sollecito individuali e registra lo scambio nel fascicolo. 35-50 minuti ogni settimana per uno studio con 20 pratiche attive, escluso il tempo telefonico per gli importi maggiori. A CHF 180/ora, equivale a CHF 4.680 l'anno di capacità fatturabile spesa a riscuotere ciò che è già dovuto.
I clienti vogliono sapere come procede la loro pratica. Senza un sistema di aggiornamento automatico, qualcuno recupera le informazioni pertinenti dal gestionale, redige un'email di stato, verifica il tono e la invia. 15-25 minuti per cliente attivo, ogni settimana. Uno studio con 15 clienti ripete questa operazione 15 volte, poi di nuovo il venerdì successivo. Nessuna di queste ore appare su un foglio ore. La maggior parte potrebbe.
Arriva un nuovo mandato. Prima di qualsiasi attività professionale: verifica conflitti, lettera di incarico, raccolta documentazione KYC/AML, accordo sugli onorari, apertura pratica nel sistema di fatturazione, creazione cartella nel document management, invito al portale clienti. 2,5-4 ore per nuovo cliente, distribuito tra due o tre persone. Uno studio che acquisisce 3 nuovi clienti al mese arriva fino a 12 ore di setup prima della prima registrazione fatturabile.
"Sapevamo che alcune ore sparivano nell'amministrazione. Non sapevamo quante, né che sommassero a più dell'intera capacità di fatturazione di un consulente junior in un anno."
Socio fondatore · Consulenza gestionale · Ginevra
Due workflow sono stati affrontati nel primo Sprint: sequenze automatizzate di sollecito fatture e automazione degli aggiornamenti ai clienti. L'onboarding dei nuovi clienti è stato rimandato a una seconda fase. Il report diagnostico ha identificato tutti e tre — con stime di risparmio e una sequenza di implementazione raccomandata.
Leggi il caso studio completo →Se il vostro studio utilizza uno strumento non presente in questo elenco, la Clarity Scan valuterà se l'integrazione è possibile e cosa richiederebbe.
Intervistiamo il vostro team e mappiamo i workflow di fatturazione, reporting e onboarding clienti. Cronometriamo ogni passaggio e calcoliamo il costo annuo utilizzando la tariffa oraria del vostro studio. Il risultato è un report scritto: da tre a cinque problemi prioritari, ciascuno con una stima delle ore recuperabili e un approccio di implementazione raccomandato. Il report è vostro, qualunque decisione prendiate.
Costruiamo ciò che la diagnosi raccomanda. Sequenze automatizzate di sollecito fatture che si attivano a 15, 30 e 45 giorni. Aggiornamenti ai clienti che si alimentano dal gestionale e vengono inviati senza assemblaggio manuale. Workflow di onboarding che gestiscono documenti, verifiche conflitti e apertura fatturazione in un'unica azione. Un sistema funzionante per Sprint. Testato, documentato, consegnato.
Aggiornamenti software. Modifiche normative. Nuovi collaboratori. Il piano di Continuità mantiene ciò che abbiamo costruito affidabile, aggiornato e documentato, così che un nuovo responsabile amministrativo possa operare i workflow senza dover capire come sono stati costruiti.
La Clarity Scan vi dice esattamente quali workflow consumano tempo professionale, quanto costa ciascuno alla vostra tariffa oraria, e quali possono essere risolti in un singolo Sprint.
Il report è scritto, a prezzo fisso e consegnato in cinque giorni lavorativi. Appartiene a voi indipendentemente dalla decisione che prenderete. Non vi è nessun obbligo di procedere con l'implementazione.
Gli NDA sono disponibili su richiesta e vengono firmati prima di qualsiasi accesso. Durante la Clarity Scan, mappiamo i pattern dei workflow: tempi, passaggi, handoff. Non il contenuto dei singoli fascicoli. Qualsiasi dato acceduto per l'analisi viene anonimizzato. Tutta l'attività è disciplinata dalla nLPD/LPD e, dove applicabile, dal RGPD. Abbiamo lavorato con studi legali, fiduciarie e notai in cui gli obblighi di riservatezza sono non negoziabili. Il nostro processo è progettato per rispettarli fin dall'inizio.
No. Lavoriamo con quello che già utilizzate. La Clarity Scan mappa i vostri strumenti attuali prima di qualsiasi raccomandazione. La maggior parte delle implementazioni connette sistemi esistenti, aggiungendo livelli di automazione ad ABACUS, Crésus, Vertec o Sage piuttosto che sostituirli. Se un cambio di strumento migliorerebbe genuinamente il workflow, lo diciamo esplicitamente e spieghiamo perché. Se il vostro stack attuale è la base giusta, costruiamo su di esso.
Due-tre ore in totale, distribuite su cinque giorni lavorativi. Una prima call (45 minuti), una o due brevi interviste sui workflow con le persone coinvolte (30 minuti ciascuna) e accesso in lettura ai vostri dati di fatturazione e gestione pratiche per il periodo di analisi. Nessuna interruzione all'attività professionale. Non è necessario che il vostro team prepari documenti o presentazioni. Facciamo noi le domande e conduciamo l'analisi in modo indipendente.
Il report della Clarity Scan è progettato esattamente per questo. Presenta i risultati dei workflow, le stime dei costi in CHF alla vostra tariffa oraria, la sequenza di implementazione raccomandata e i tempi di recupero stimati, in un formato che rende il business case visibile a un secondo decisore che non era nella conversazione iniziale. Molti mandati iniziano con un socio che richiede la diagnosi specificamente per usare il report per costruire il consenso interno.
Sì. I tre workflow descritti sopra, solleciti di pagamento, reporting ai clienti e onboarding nuovi mandati, compaiono in studi legali in tutti i cantoni svizzeri, studi commercialisti che operano sotto il CO/nLPD e studi di architettura con strutture tariffarie SIA. Le integrazioni specifiche degli strumenti variano. I pattern dei workflow non cambiano. La Clarity Scan valuta la vostra situazione specifica. I risultati nel report saranno specifici del vostro studio, non derivati da un modello generico.
Gli studi piccoli spesso hanno più da guadagnare. Uno studio di commercialisti di 4 persone che perde 4 ore per persona a settimana in attività non fatturabili perde 832 ore di capacità all'anno. A CHF 140/ora, sono CHF 116.480 di lavoro che avrebbe potuto essere fatturato. La Clarity Scan costa CHF 490. Il report vi dice quali di quelle ore sono recuperabili e cosa occorre per recuperarle. La garanzia vale indipendentemente dalla dimensione dello studio: 3 ore recuperabili a settimana identificate, altrimenti rimborso completo.
Kai può rispondere a domande su come funziona la diagnosi, cosa comprende e come appaiono i risultati per studi come il vostro.