Formulaires d'admission papier, rappels téléphoniques, réconciliations d'assurance mensuelle. Dans les cabinets de physiothérapie, dentaires et médicaux en Suisse, ces processus fonctionnent manuellement par habitude. La Clarity Scan cartographie exactement le temps qu'ils consomment, et ce qu'ils coûtent à votre tarif clinique.
Les chiffres varient selon la taille du cabinet et les logiciels utilisés. Le schéma, lui, ne varie pas. Ce sont les trois endroits où le temps clinique disparaît chaque semaine.
Les nouveaux patients remplissent un formulaire papier à l'accueil. La secrétaire retranscrit le formulaire dans le logiciel de gestion du cabinet: nom, date de naissance, numéro d'assuré, médecin référent, description du trouble, contre-indications. 18 minutes par patient. Avec 15 nouveaux patients par mois, cela représente 4,5 heures de saisie manuelle avant qu'une seule tâche clinique ne commence. Le formulaire papier est ensuite classé. Quand le thérapeute en a besoin en cours de séance, quelqu'un va le chercher.
Sans système automatisé, la secrétaire appelle ou envoie un message à chaque patient la veille de son rendez-vous. 40 à 55 minutes chaque matin, selon le nombre de rendez-vous du lendemain. Avec un taux d'absences de 11%, chaque créneau manqué coûte une séance de 30 minutes non facturable, qui ne peut pas être pourvue à la dernière minute.
En fin de mois, les dossiers de facturation sont croisés avec les paiements des caisses-maladie pour identifier les factures impayées. Codes Tarmed/Tardoc, documentation du médecin référent, variations cantonales pour l'assurance complémentaire. 3,5 à 4,5 heures chaque mois, en plus d'une semaine clinique complète. Les demandes rejetées sont suivies par e-mail, sans système de suivi pour confirmer la résolution.
"J'avais supposé que la partie administrative était le prix à payer pour gérer un cabinet. Je ne savais pas que quelqu'un avait calculé ce que cela coûtait réellement. Le chiffre était plus élevé qu'une année de remplacement."
Physiothérapeute titulaire · Canton de Zurich · Réhabilitation musculo-squelettique et sportive
Deux processus ont été traités en un seul Sprint: admission numérique des patients et rappels automatisés. La réconciliation de la facturation a été reportée à une deuxième phase. Le rapport de diagnostic a identifié les trois, avec des estimations d'économies et une séquence d'implémentation recommandée.
Lire l'étude de cas complète →Si votre cabinet utilise un outil non répertorié, la Clarity Scan évaluera si l'intégration est possible et ce qu'elle nécessiterait.
Nous interviewons votre équipe et cartographions vos processus d'admission, de planification, de rappel et de facturation. Nous calculons le coût annuel de chacun en utilisant votre tarif clinique. Le résultat est un rapport écrit: trois à cinq opportunités priorisées, chacune avec une estimation des heures récupérables et une approche d'implémentation recommandée. Le rapport vous appartient, quelle que soit votre décision.
Nous construisons ce que le diagnostic recommande. Formulaires d'admission numériques qui alimentent directement votre logiciel de gestion, sans saisie double. Séquences de rappels automatisées. Améliorations du processus de facturation des assurances. Un système fonctionnel à la fin de chaque Sprint, testé, documenté et livré.
Les logiciels se mettent à jour. Les exigences des assurances changent selon les cantons. Le logiciel de gestion reçoit une nouvelle version. Le plan de continuité maintient ce que nous avons construit fiable, adapté et documenté, pour qu'une nouvelle secrétaire puisse l'utiliser sans nous appeler.
La Clarity Scan vous dit exactement où va le temps du cabinet. Quels processus vous coûtent des heures chaque semaine. Lesquels peuvent être automatisés, lesquels méritent d'être laissés tels quels, et quoi traiter en premier.
Le rapport est écrit, à prix fixe et livré en cinq jours ouvrables. Il vous appartient quelle que soit votre décision. Il n'y a aucune obligation de procéder à l'implémentation.
Oui. La facturation physiothérapeutique suisse selon Tarmed/Tardoc, avec les variations cantonales dans les exigences de documentation des caisses-maladie, est un contexte que nous connaissons bien. Les formulaires d'admission que nous construisons sont conçus pour cet environnement de facturation spécifique dès le départ. Nous gérons séparément la documentation pour la LAMal et l'assurance complémentaire, et structurons les champs dans le format attendu par votre logiciel de facturation.
Non. Nous travaillons avec ce que vous utilisez déjà. La Clarity Scan cartographie vos outils actuels avant de formuler toute recommandation. Si un nouvel outil améliorerait le processus, nous le disons explicitement avec une justification. Si l'intégration avec votre logiciel de gestion existant est la bonne approche, nous la construisons. La plupart des implémentations que nous livrons se connectent aux systèmes existants plutôt que de les remplacer.
Deux à trois heures au total, réparties sur cinq jours. Un appel initial (45 minutes), un ou deux courts entretiens sur les processus avec les membres concernés de l'équipe (30 minutes chacun), et un accès en lecture à vos données de planification et de facturation pour la période d'analyse. Aucune interruption des activités cliniques.
Oui. Toute donnée relative aux patients accessible lors du diagnostic est anonymisée à des fins d'analyse. Nous travaillons dans un cadre de confidentialité strict. Les NDA sont disponibles sur demande et signés avant tout accès. Toutes les implémentations respectent la LPD/nLPD (loi fédérale sur la protection des données) et, le cas échéant, le RGPD. Nous ne stockons ni ne transférons les dossiers médicaux en dehors du périmètre d'analyse convenu.
Kai peut répondre aux questions sur le fonctionnement du diagnostic, ce qu'il couvre et les résultats obtenus dans des cabinets comme le vôtre.