Moduli di anamnesi cartacei, promemoria telefonici, riconciliazioni assicurative mensili. Negli studi fisioterapici, dentistici e medici in Svizzera, questi flussi di lavoro vengono gestiti manualmente per abitudine. La Clarity Scan mappa esattamente quanto tempo consumano, e quanto vi costano alla tariffa clinica.
I numeri variano in base alle dimensioni dello studio e al software utilizzato. Il pattern no. Questi sono i tre ambiti in cui il tempo clinico sparisce ogni settimana.
I nuovi pazienti compilano un modulo cartaceo all'arrivo. La receptionist trascrive il modulo nel gestionale dello studio: nome, data di nascita, numero assicurativo, medico curante, descrizione del disturbo, controindicazioni. 18 minuti per paziente. Con 15 nuovi pazienti al mese, si tratta di 4,5 ore di inserimento dati manuale prima che inizi qualsiasi attività clinica. Il modulo cartaceo viene poi archiviato. Quando il terapista ne ha bisogno durante la seduta, qualcuno va a cercarlo.
Senza un sistema automatizzato, la receptionist chiama o manda un messaggio a ogni paziente il giorno prima dell'appuntamento. Da 40 a 55 minuti ogni mattina, in base al numero di appuntamenti del giorno successivo. Con un tasso di assenze dell'11%, ogni slot mancato costa una sessione da 30 minuti non fatturabile, che non può essere riempita all'ultimo momento.
A fine mese, i registri di fatturazione vengono incrociati con i pagamenti delle Krankenkassen per identificare le fatture non pagate. Codici Tarmed/Tardoc, documentazione del medico curante, variazioni cantonali per l'assicurazione complementare. Da 3,5 a 4,5 ore ogni mese, in aggiunta a una settimana clinica piena. I reclami respinti vengono seguiti via email, senza un sistema di tracciamento per verificare la risoluzione.
"Davo per scontato che la parte amministrativa fosse il prezzo da pagare per gestire uno studio. Non sapevo che qualcuno avesse calcolato quanto stava davvero costando. Il numero era più grande di un anno di sostituzione."
Fisioterapista titolare · Canton Zurigo · Riabilitazione muscolo-scheletrica e sportiva
Due flussi di lavoro sono stati gestiti in un unico Sprint: accettazione digitale dei pazienti e promemoria automatizzati. La riconciliazione della fatturazione è stata rinviata a una seconda fase. Il report diagnostico ha identificato tutti e tre, con stime di risparmio e una sequenza di implementazione raccomandata.
Leggi il caso studio completo →Se il vostro studio utilizza uno strumento non elencato, la Clarity Scan valuterà se l'integrazione è possibile e cosa richiederebbe.
Intervistiamo il vostro team e mappiamo i flussi di accettazione, pianificazione, promemoria e fatturazione. Calcoliamo il costo annuale di ciascuno usando la vostra tariffa clinica. Il risultato è un report scritto: da tre a cinque opportunità prioritizzate, ognuna con una stima delle ore recuperabili e un approccio di implementazione raccomandato. Il report è vostro, indipendentemente da cosa decidete.
Costruiamo ciò che la diagnosi raccomanda. Moduli di accettazione digitali che confluiscono direttamente nel vostro gestionale, senza trascrizione. Sequenze di promemoria automatizzate. Miglioramenti al flusso di fatturazione assicurativa. Un sistema funzionante alla fine di ogni Sprint, testato, documentato e consegnato.
I software si aggiornano. I requisiti assicurativi cambiano per cantone. Il gestionale riceve una nuova versione. Il piano di continuità mantiene ciò che abbiamo costruito affidabile, aggiornato e documentato, così una nuova receptionist può usarlo senza doverci chiamare.
La Clarity Scan vi dice esattamente dove va il tempo dello studio. Quali flussi vi costano ore ogni settimana. Quali possono essere automatizzati, quali è meglio lasciare com'è, e cosa affrontare per primo.
Il report è scritto, a prezzo fisso e consegnato in cinque giorni lavorativi. È vostro indipendentemente da cosa decidete. Non c'è alcun obbligo di procedere con l'implementazione.
Sì. La fatturazione fisioterapica svizzera secondo Tarmed/Tardoc, con le variazioni cantonali nei requisiti di documentazione delle Krankenkassen, è un contesto che conosciamo bene. I moduli di accettazione che costruiamo sono progettati per questo specifico ambiente di fatturazione fin dall'inizio, non adattati da un modulo europeo generico. Gestiamo separatamente la documentazione per la Grundversicherung e la Zusatzversicherung, e strutturiamo i campi nel formato atteso dal vostro software di fatturazione.
No. Lavoriamo con ciò che già utilizzate. La Clarity Scan mappa i vostri strumenti attuali prima di formulare qualsiasi raccomandazione. Se un nuovo strumento migliorebbe il flusso di lavoro, lo diciamo esplicitamente e con una motivazione. Se l'integrazione con il vostro gestionale esistente è l'approccio giusto, lo costruiamo. La maggior parte delle implementazioni che consegniamo si collegano ai sistemi esistenti invece di sostituirli.
Da due a tre ore in totale, distribuite su cinque giorni. Una chiamata iniziale (45 minuti), una o due brevi interviste sui flussi di lavoro con i membri del team interessati (30 minuti ciascuna), e accesso in lettura ai vostri dati di pianificazione e fatturazione per il periodo di analisi. Nessuna interruzione delle attività cliniche.
Sì. Qualsiasi dato relativo ai pazienti a cui si accede durante la diagnosi viene anonimizzato ai fini dell'analisi. Lavoriamo in un quadro di riservatezza rigoroso. Gli NDA sono disponibili su richiesta e vengono firmati prima di qualsiasi accesso. Tutte le implementazioni rispettano la nLPD (nuova Legge federale sulla protezione dei dati) e, dove applicabile, il GDPR. Non conserviamo né trasferiamo cartelle cliniche al di fuori del perimetro di analisi concordato.
La maggior parte dei fallimenti nell'automazione dei promemoria deriva da uno strumento configurato male per il flusso specifico dei pazienti, o da un'automazione mai testata correttamente sui reali pattern di assenze. La Clarity Scan analizza i vostri dati effettivi sugli appuntamenti e il vostro stack di strumenti prima di raccomandare qualsiasi cosa. Se la risposta giusta è una configurazione specifica di uno strumento che già avete, è quello che raccomandiamo.
Kai può rispondere a domande su come funziona la diagnosi, cosa include e che risultati producono studi come il vostro.